Simplificando o estoque: melhores práticas de gerenciamento de estoque

• Funcionários do T-ROC
• 6 fevereiro de 2024
• 13 minutos de leitura

Gerenciar o estoque com eficiência é vital para varejistas, fabricantes e distribuidores maximizarem a lucratividade e minimizarem o desperdício. No entanto, muitas empresas ainda dependem de processos manuais e sistemas legados que frequentemente levam a imprecisões, rupturas de estoque e estoques inchados.

Ao implementar rastreamento automatizado, inventário permanente, níveis de estoque otimizados e outras práticas recomendadas, as empresas podem agilizar as operações de inventário para obter sucesso sustentável e aumentar os lucros.

Aproveitando sistemas de rastreamento automatizados

Uma das maneiras mais impactantes de atualizar o gerenciamento de estoque é incorporar sistemas de rastreamento automatizados. A contagem manual do estoque e a atualização de planilhas deixam muito espaço para erros humanos. Rastreamento automatizado por meio de códigos de barras, As etiquetas RFIDe o software de gerenciamento de inventário fornece visibilidade em tempo real com esforço mínimo.

O código de barras aumenta a precisão

Os códigos de barras têm sido usados ​​há muito tempo para acelerar a finalização da compra e a pesquisa de informações sobre produtos. Adicionar códigos de barras a unidades de estoque individuais por meio de etiquetagem ou embalagem oferece outros benefícios importantes:

• Precisão de inventário aprimorada: As leituras de código de barras fornecem informações definitivas em vez de estimativas durante as contagens.
• Contagem de ciclo mais rápida: Os scanners portáteis permitem a contagem rápida de porções de estoque.
• Rastreamento de itens: Os códigos de barras atribuídos a unidades ou lotes específicos auxiliam nos recalls e na prevenção de perdas.
• Custos de mão de obra reduzidos: Menos tempo é necessário para tarefas de manuseio de estoque, como recebimento e armazenamento.

Selecione códigos de barras adequados à sua escala de inventário e fluxo de trabalho. Os códigos de barras lineares 1D são baratos e adequados para a maioria dos itens. Opções 2D, como códigos QR, armazenam mais dados para identificar itens exclusivos. Certifique-se de que seu sistema POS esteja integrado a scanners para capturar dados transacionais.

Tags RFID para visibilidade em tempo real

As etiquetas de identificação por radiofrequência (RFID) representam a próxima evolução dos códigos de barras. RFID usa campos eletromagnéticos para identificar e rastrear automaticamente etiquetas anexadas a objetos. As principais vantagens incluem:

• Digitalização mãos-livres: Os leitores RFID podem digitalizar etiquetas a até 30 pés de distância sem linha de visão.
• Sem contagens manuais: RFID permite contagens de inventário automatizadas e perpétuas em tempo real. Isso é vital para todas as empresas, desde grandes redes até pequenas empresas, pois permite que as equipes economizem tempo.
• Prevenção aprimorada de perdas: Os portais RFID podem detectar mercadorias etiquetadas que saem das lojas.
• Precisão aprimorada: RFID reduz erros eliminando varreduras visuais.

O custo inicial da adoção generalizada da RFID continua a ser a principal barreira. No entanto, para bens de elevado valor ou cadeias de abastecimento complexas, os benefícios a longo prazo superam os custos e têm um impacto significativo na gestão eficaz dos inventários.

Sistemas de gerenciamento de estoque

Sistemas sofisticados de gerenciamento de estoque reúna dados críticos de vendas, armazenamento e contabilidade para otimizar a tomada de decisões:

• Integrar com PDV: Sincronize com transações de vendas e atualize registros de estoque automaticamente.
• Gerar pedidos de compra: O software pode criar ordens de compra automaticamente quando o estoque atinge limites predefinidos.
• Otimize a coleta e o armazenamento: Direcione a equipe do armazém para locais com base no inventário em tempo real.
• Fornecer análises: Obtenha insights sobre métricas de estoque, como rotatividade, redução e dias disponíveis.

Procure sistemas fáceis de usar que não atrapalhem os fluxos de trabalho. Os benefícios da automação e da visibilidade superam as curvas de aprendizado.

Inventário Perpétuo para Precisão Constante

O estoque perpétuo representa a abordagem ideal para os varejistas hoje. Também conhecido como inventário contínuo, significa manter um registro contínuo e em tempo real das quantidades de estoque, em vez de contagens físicas esporádicas.

Problemas de imprecisão de combate

As contagens periódicas tradicionais de estoque são afetadas por discrepâncias entre os níveis de estoque reais e registrados. As causas incluem:

• Encolhimento: Furtos em lojas, mercadorias danificadas, erros administrativos
• Manutenção de registros deficiente: POS imprecisos, recebimento ou entradas manuais
• Defasagens de tempo: Não capturando transações em tempo real

Isso resulta em quantidades disponíveis inflacionadas no papel. Inventário perpétuo mitiga isso por meio do rastreamento automatizado cada vez que a mercadoria é movimentada.

Fornece atualizações constantes

Os sistemas perpétuos usam tecnologias como códigos de barras, RFID e software integrado para registrar imediatamente a atividade de estoque. Em vez de desligar para fazer um balanço, os sistemas perpétuos realizam minicontagens ao longo do dia ou da semana. Isso oferece duas vantagens principais:

• Sem paradas de trabalho
• Verificações frequentes de precisão

As contagens de ciclo podem ser aleatórias ou focar primeiro em produtos de alta velocidade propensos a encolher. O objetivo é visibilidade constante, não avaliações programadas.

Equilíbrio com contagens físicas

Os métodos perpétuos não tornam obsoletas as contagens de inventário físico tradicional. Contagens manuais completas ainda devem ocorrer periodicamente para verificar e redefinir registros permanentes. Pense nos sistemas perpétuos como fornecendo uma posição atualizada, enquanto as contagens físicas completas fornecem linhas de base periódicas.

Quando usadas em conjunto, as abordagens perpétuas e periódicas fornecem precisão de inventário abrangente e interrupção mínima dos negócios.

Níveis ideais de estoque reduzem custos

Encontrar a quantidade ideal de estoque envolve equilibrar os custos do excesso de estoque com os riscos de ruptura de estoque. O planejamento adequado dos pontos de reabastecimento e dos níveis de estoque de segurança ajuda a atingir esse equilíbrio.

Calcule os pontos ideais de reabastecimento

Os sistemas de estoque podem reordenar automaticamente o estoque quando ele atinge níveis predeterminados. Mas primeiro, você precisa calcular os pontos de pedido ideais que levam em conta variáveis ​​como:

• Tempo De Espera: Quanto tempo para receber remessas de fornecedores.
• Vendas unitárias diárias médias: A taxa de esgotamento das vendas.
• Buffer alvo: Quanto estoque de segurança manter em mãos.

Adicione o lead time e o buffer ao nível de estoque projetado para durar até a média das vendas diárias. Isso fornece o ponto de reabastecimento que aciona o reabastecimento antes do esgotamento do estoque. Monitore as tendências de velocidade de vendas e o desempenho dos fornecedores para atualizar conforme necessário.

Mantenha estoque de segurança adequado

O estoque de segurança fornece um buffer de estoque caso a demanda exceda as previsões ou os fornecedores tenham atrasos. É uma apólice de seguro contra rupturas de estoque. Calcule os níveis de estoque de segurança com base em:

• Tempo Médio de Liderança: Remessas mais longas exigem mais amortecimento.
• Variabilidade da demanda: Vendas inconsistentes exigem mais estoque de segurança.
• Nível de atendimento ao cliente alvo: Políticas mais elevadas garantem mais estoque.

Gerenciar excesso de estoque

Manter muito estoque também leva a custos substanciais, incluindo:

• Taxas de armazenamento
• Seguros
• encolhimento
• O custo de oportunidade do capital

Estabeleça metas de estoque de segurança para fornecer uma almofada adequada – e não excessiva. Analise a variabilidade histórica da demanda e refine as previsões para melhorar continuamente as projeções. Isso permite reduzir o estoque de segurança ao longo do tempo.

Níveis par permitem reordenação enxuta

Intimamente relacionado aos pontos ideais de reabastecimento está a definição de níveis de paridade para o estoque. Os níveis de paridade representam a quantidade ideal para ter em mãos a qualquer momento.

Níveis de estoque predeterminados

Os níveis de paridade são predeterminados para cada produto com base em critérios como:

• Taxa média de vendas
• Prazo de entrega para receber estoque adicional
• Nível mínimo para satisfazer a demanda do cliente

Por exemplo, um varejista pode definir um nível nominal de 20 unidades para um xampu popular. Quando a quantidade disponível atingir 10, um novo pedido automático será acionado para atualizar para 20.

Reabastecimento simplificado

Manter os níveis de paridade permite a reposição de estoque altamente eficiente:

• Sem monitoramento constante: Os níveis de par acionam novos pedidos automáticos sem intervenção humana.
• Risco mínimo de ruptura de estoque: Novo estoque chega antes de ficar vazio.
• Nenhum cálculo de pedido é necessário: Elimina suposições na determinação de quantidades de novos pedidos.
• Inventário geral mais enxuto: Os níveis de paridade permitem um controle mais rígido das quantidades disponíveis.

As configurações iniciais de nível de paridade envolvem previsão e análise. Mas o processo contínuo é muito mais simples e ágil.

Adapte-se às tendências

Os níveis de paridade também não são permanentemente fixos. As quantidades predeterminadas devem ser revisadas regularmente com base nos padrões de vendas e em fatores externos. Para itens sazonais, os níveis de paridade podem ser programados para se ajustarem automaticamente ao longo do ano com base na demanda histórica.

Assim como acontece com os pontos ideais de reabastecimento, os níveis de paridade proporcionam disciplina e eficiência à rotina de reposição de estoque.

Otimização de Layout de Armazém

Práticas sólidas de inventário não envolvem apenas configurações de software e processamento de números. O layout físico do armazém e as estratégias de armazenamento também desempenham um papel significativo na eficiência operacional.

Zoneamento Lógico

Classifique as zonas de armazém com base na atividade e localize o estoque de acordo:

• Zona de separação ativa para movimentadores mais rápidos – priorize o acesso fácil aos produtos A.
• Reservar armazenamento para itens B e C – colocar itens de menor rotatividade em zonas secundárias.
• Área de controle de qualidade próxima às baias de recebimento – permite rápida inspeção dos pedidos recebidos.

Isso permite que o tempo de deslocamento do selecionador se alinhe com os padrões de velocidade do item. Limitar exceções reduz o desperdício de movimento e tempo de pesquisa.

Sinalização e Rotulagem

Implemente sinalização clara, marcações no chão e etiquetas de produtos nas zonas de separação para ajudar os separadores. Isso minimiza confusões e erros para um atendimento de pedidos mais rápido e preciso.

Considere corredores numerados, etiquetas de prateleira, localizações fixas de códigos de barras e linhas de piso pintadas que designam zonas. Assim como nas estradas, o auxílio à navegação em armazéns ajuda a evitar erros.

Uso máximo de espaço vertical

Os layouts tradicionais subutilizam o espaço disponível do cubo. Maximize o armazenamento vertical por meio de:

• Módulos de seleção do chão ao teto.
• Estantes de profundidade dupla com passarelas entre elas.
• Os mezaninos adicionam níveis extras de armazenamento.

Isso permite enorme densidade e capacidade dentro de uma área fixa. Aproveite o espaço vertical para expansão antes de adicionar armazéns.

Recebimento e armazenamento simplificados

Prepare o estoque de entrada próximo às docas de recebimento para inspeção e processamento rápidos. O armazenamento direcionado, facilitado pela tecnologia WMS, coloca o estoque diretamente nos locais de seleção ideais, em vez de uma retenção temporária, reduzindo os toques.

Isto evita o backup de mercadorias dentro e fora do armazém. Áreas de recebimento preparadas e armazenamento direcionado para otimizar fluxos de estoque.

Sistemas de Gerenciamento de Armazém

Os sistemas de gerenciamento de armazém (WMS) representam hoje a solução de tecnologia de estoque central para muitos varejistas omnicanal. Os recursos otimizam quase todos os aspectos das operações de armazém:

Coleta de Dados Automatizada

Em vez de entradas manuais, o WMS coleta automaticamente dados de estoque durante o recebimento, armazenamento e atendimento de pedidos por meio de dispositivos móveis. Isso fornece visibilidade em todo o sistema e evita erros humanos na entrada de dados.

Cumprimento Direcionado

Com base nos níveis de estoque em tempo real entre zonas, o WMS direciona os selecionadores para os itens ideais para atender aos pedidos. Isso minimiza a distância percorrida e maximiza a produtividade da coleta.

Reabastecimento Eficiente

Ao rastrear o estoque disponível em todas as zonas em tempo real, o WMS pode direcionar a armazenagem para reabastecer as linhas de separação antes que fiquem vazias. Isto evita cenários de recolha “esgotados” que levam ao desperdício de viagens.

Analítica Integrada

O WMS contém relatórios robustos sobre métricas como taxa de pedidos perfeitos, rendimento máximo e utilização de cubo. Isso oferece suporte à análise baseada em dados para refinar e melhorar as operações.

À medida que a complexidade omnicanal aumenta, o WMS se torna uma ferramenta indispensável de otimização de estoque.

Visibilidade do inventário omnicanal

Os retalhistas que operam lojas físicas, além dos canais online, devem integrar a gestão de inventário em todos os canais.

Sistemas de comércio unificado

Tradicionalmente, os estoques na loja e na web eram desconectados. Os sistemas modernos de comércio unificado consolidam todos os pontos de dados de inventário em uma “única fonte de verdade” acessível em toda a empresa.

Capacidades de núcleo

• Conjunto de inventário compartilhado: Todos os canais são retirados do mesmo estoque.
• Atendimento de pedidos entre canais: Os pedidos online podem ser atendidos nas lojas e vice-versa.
• Acesso baseado em nuvem: Baseado em navegador significa que nenhuma instalação de software é necessária para verificar o estoque.

Isso fornece uma verdadeira visibilidade do inventário omnicanal e abre opções de atendimento para atender às necessidades do cliente.

Transparência de lojas e armazéns

Quando as quantidades de estoque em lojas físicas são opacas, isso frequentemente leva a rupturas de estoque online. Os sistemas unificados adicionam visibilidade do estoque da loja ao catálogo da web.

O inventário do armazém e do centro de distribuição também se torna visível em todos os canais. Isso permite o envio direto direto aos clientes, independentemente do local de armazenamento original.

Promessa de pedido preciso

A visibilidade omnicanal permite que os varejistas vejam claramente a quantidade coletiva disponível nos canais para prometer pedidos e prazos de entrega com precisão. Isso evita vendas excessivas de estoque.

O futuro do varejo exige a eliminação dos silos de canais. Os dados de inventário compartilhados e os recursos de atendimento mantêm as operações omnicanal funcionando perfeitamente.

Treinamento de funcionários para disciplina de estoque

Com todo o foco na tecnologia e análise de inventário, o elemento humano não pode ser ignorado. Nenhum desses sistemas funciona sozinho. A formação adequada e a responsabilização do pessoal que manuseia o inventário continuam a ser cruciais para minimizar a perda.

Processos Padronizados

Crie procedimentos operacionais padrão detalhados para processos de inventário. Eles devem fornecer instruções claras e passo a passo para atividades como recebimento, contagem, separação e reconciliação de variações.

Faça cumprir o uso desses POPs por meio de treinamento e avaliação. Isso promove disciplina e consistência.

Uso do sistema

Exija que a equipe use sistemas de inventário corporativo, como código de barras e WMS, para executar todas as transações de inventário. Evite registros fora do sistema ou soluções alternativas manuais que levam à imprecisão.

Incentive o uso proficiente do sistema por meio de métricas de desempenho e programas de recompensas. Isso impulsiona a adoção.

Protocolos de segurança

Instale controles de segurança como câmeras, etiquetas e pontos de verificação de saída. Mas também treine a equipe sobre protocolos de alerta para riscos de encolhimento, como embalagens danificadas ou movimentos de estoque não contabilizados.

Crie um processo transparente e não punitivo para relatar atividades suspeitas, erros e bugs do sistema. Os funcionários que se sentem seguros em identificar problemas de estoque permitem a detecção precoce de riscos.

A tecnologia estabelece a base, mas nada substitui funcionários éticos e bem treinados que seguem vigilantemente os protocolos para manter os registros de estoque limpos em toda a empresa.

Priorizando o gerenciamento de estoque

A precisão e a eficiência do estoque separam os varejistas de alto desempenho dos demais. Embora muitas vezes pensemos no estoque estritamente em termos de números, dólares e unidades, trata-se, em última análise, de satisfazer a demanda do cliente. Ter os produtos certos, nas quantidades certas e nos locais certos é fundamental para manter os clientes satisfeitos e fiéis.

As práticas abordadas neste guia – aproveitamento de sistemas perpétuos, otimização de níveis de estoque, abordagens de armazenamento e reposição, visibilidade omnicanal e outras – permitir que os varejistas alcancem de forma sustentável a excelência em estoque. Ficar aquém destas áreas não só prejudica os níveis de serviço, mas também leva a grandes perdas de rentabilidade através da redução e do excesso.

Procure a T-ROC Global para assistência no gerenciamento de estoque

Na T-ROC Global, combinamos o poder das pessoas e da tecnologia para criar soluções para marcas, varejistas e fabricantes. Temos ampla experiência e conhecimento trabalhando com varejistas para desenvolver práticas de gerenciamento de estoque que os ajudem a rastrear, organizar e gerenciar vendas. Nossos sistemas de gerenciamento em tempo real contam com a tecnologia RFID para fornecer dados e insights incomparáveis.

Quando você trabalha conosco, cuidamos de todos os aspectos do processo, desde a seleção de hardware e software até a etiquetagem de cada item. Até treinamos equipes sobre como verificar com precisão as contagens de estoque.

Se sua empresa busca agilizar o gerenciamento de estoque com soluções que funcionam, deixe-nos ajudá-lo a dar o primeiro passo. Agende uma reunião hoje para começar.

Perguntas Frequentes

Quais são os benefícios do RFID em relação aos códigos de barras?

As etiquetas RFID oferecem diversas vantagens sobre os códigos de barras:

1. RFID não requer leitura na linha de visão.
2. O RFID permite a leitura automática e sem usar as mãos, enquanto os códigos de barras exigem leituras manuais.
3. As etiquetas RFID podem conter mais dados do que códigos de barras.
4. RFID fornece visibilidade de inventário em tempo real, em vez de digitalização periódica.

A contagem cíclica deveria substituir o inventário físico anual?

A contagem cíclica deve complementar o inventário físico anual e não substituí-lo totalmente. As contagens cíclicas diárias ou semanais fornecem verificações contínuas de precisão e verificação perpétua. Mas as contagens físicas completas de ponta a ponta atuam como reinicializações e validações periódicas de registros perpétuos. Use as duas técnicas juntas.

Quais são os riscos de manter estoque em excesso?

Manter estoque em excesso que se movimenta lentamente leva a custos de manutenção como armazenamento, seguro, juros e redução. Também representa o fluxo de caixa vinculado a ativos não produtivos. Evitar estoques inchados por meio de gerenciamento e previsão disciplinados aumenta a lucratividade.