Controle de estoque mestre: os benefícios do software de gerenciamento de estoque

• Funcionários do T-ROC
• 23 fevereiro de 2024
• 12 minutos de leitura

Na era da transformação digital, a gestão de inventário continua a ser uma função fundamental de qualquer negócio de retalho. O controle eficaz de estoque impacta diretamente a eficiência operacional, a satisfação do cliente e, em última análise, os resultados financeiros. As empresas modernas dependem fortemente de software avançado de gerenciamento de estoque para agilizar suas operações e permanecer competitivas.

Compreendendo o software de gerenciamento de estoque

O software de gerenciamento de estoque (também conhecido como software de estoque) ajuda as empresas a rastrear, gerenciar e otimizar seus níveis de estoque. Ele fornece visibilidade em tempo real das quantidades de estoque em vários locais e canais de vendas para sincronizar o estoque e garantir disponibilidade de estoque suficiente, ao mesmo tempo que minimiza os custos excessivos de manutenção de estoque.

Ao digitalizar e automatizar o rastreamento de estoque, rastreamento de ativos e processos de controle, os sistemas de gerenciamento de estoque permitem que as empresas simplifiquem as operações, reduzam erros, melhorem a produtividade e tomem decisões baseadas em dados sobre planejamento e otimização de estoque.

Definição e Funcionalidade de Software de Gestão de Estoque

O software de gerenciamento de estoque centraliza os dados de estoque e fornece uma variedade de funcionalidades para gerenciar o estoque com mais eficiência em toda a cadeia de suprimentos. Os principais recursos dessas soluções de inventário incluem:

• Acompanhamento de estoque: O rastreamento de estoque em tempo real monitora os níveis e contagens de estoque para evitar rupturas e excesso de estoque.
• Gerenciamento de pedidos: O gerenciamento de pedidos permite que os varejistas rastreiem pedidos de compra e pedidos de vendas para melhor programar reabastecimentos, sincronizar o estoque com a demanda, planejar os níveis de estoque e, em geral, melhorar a otimização do estoque.
• Gerenciamento de armazenagem: A capacidade de gerenciar e controlar processos de armazém, como recebimento, atendimento de pedidos, gerenciamento de itens, armazenamento, separação e envio.
• Acompanhamento de bens: A capacidade de rastrear equipamentos, ferramentas, veículos e outros ativos utilizados em operações de venda multicanal.
• Otimização de estoque: O software de inventário é usado para analisar tendências e definir níveis de estoque, pontos de reabastecimento e estoque de segurança para equilibrar a disponibilidade e os custos do estoque. Quanto melhor os vendedores multicanais puderem rastrear o estoque, melhor eles poderão entregar aos clientes.
• Automação de compras: Isso permite que as empresas automatizem e simplifiquem o processo de compra por meio da definição de pontos de reabastecimento com base em regras e da criação de pedidos com um clique.

Principais recursos de sistemas de gerenciamento de estoque pago

Aproveitando as tecnologias mais recentes, como computação em nuvem, mobilidade e leitura de código de barras, sistemas de gerenciamento de estoque fornecem aos varejistas com funcionalidades robustas para gerenciar operações omnicanal de forma eficiente.

As principais características incluem:

• Visibilidade em tempo real dos dados de inventário por meio de software de inventário e aplicativos de inventário acessíveis a qualquer hora e em qualquer lugar.
• Sincronização multicanal para manter atualizadas as contagens de estoque de vendedores multicanais em lojas físicas, sites de comércio eletrônico e mercados.
• Leitura de código de barras para entrada rápida de transações, como pedidos e contagens de estoque, para auxiliar no rastreamento de estoque e gerenciamento de armazém.
• Análises e relatórios com painéis e alertas para orientar o planejamento e agilizar os sistemas de inventário.
• Automação de processos usando regras bem definidas para orientar processos, incluindo gerenciamento de estoque, compras, transferências e atendimento.
• Integrações de ERP para sincronizar dados de inventário bidirecionalmente em contabilidade, vendas, compras e outros sistemas back-end.

Com esses recursos abrangentes, as plataformas modernas fornecem transparência, automação e integrações essenciais para que empresas em crescimento, pequenas empresas, grandes varejistas e pequenos varejistas possam acompanhar a escala e a complexidade do marketing e das vendas multicanais.

A importância do controle eficaz de estoque nas empresas

Inventário eficiente e controle de estoque são vitais para qualquer empresa que fabrica, armazena ou revende produtos. Manter níveis de estoque ideais reduz custos de manutenção desnecessários relacionados à manutenção de estoque em excesso, ao mesmo tempo que evita dispendiosas rupturas de estoque e pedidos em espera caso surja escassez. O controle de estoque eficaz permite que as empresas atendam pedidos com mais precisão e rapidez, mantendo um estoque de segurança baixo por meio de uma coordenação simplificada da cadeia de suprimentos.

Ao aproveitar a análise de estoque, as empresas podem obter visibilidade da demanda histórica e das tendências de vendas para otimizar futuras programações de compras e produção. O gerenciamento adequado de estoque também fornece uma imagem precisa do valor dos ativos disponíveis ao produzir demonstrações financeiras ou determinar propriedades seguráveis.

Os impactos finais do controle de estoque eficaz são aumento de receitas, redução de despesas, melhoria do fluxo de caixa e agilidade operacional para reagir mais rapidamente às mudanças do mercado. O controle de estoque também permite que os varejistas ofereçam um melhor atendimento ao cliente, evitando prateleiras vazias por meio de um melhor rastreamento de estoque. A implementação de medidas robustas de controlo de stocks com a ajuda de soluções tecnológicas modernas já não é uma opção, mas sim um requisito para se manter competitivo nas vendas multicanais, minimizando o desperdício e aumentando a produtividade.

Os principais benefícios do uso de software de gerenciamento de estoque

Aumento de Eficiência e Automação no Controle de Estoque

O software de gerenciamento de estoque centraliza os dados de estoque e automatiza processos repetitivos para aumentar a eficiência. Recursos como leitura de código de barras simplificam a entrada de dados, enquanto os fluxos de trabalho automatizam tarefas como criação de pedidos e ajustes de estoque. Ao eliminar processos manuais e registros em papel, o software de gerenciamento reduz os custos de mão de obra e as despesas gerais. As regras de alocação e as ordens de transferência também otimizam os locais de armazenamento dos itens. Juntos, isso simplifica as contagens cíclicas, o gerenciamento de armazéns e outros processos de controle de estoque, o que economiza tempo e custos significativos.

Análise e previsão de dados precisas

Recursos avançados de análise e geração de relatórios são componentes essenciais das plataformas modernas de gerenciamento de estoque, proporcionando às partes interessadas visibilidade em tempo real das principais métricas em toda a cadeia de suprimentos que levam à otimização do estoque. Painéis robustos de relatórios rastreiam KPIs vitais, como níveis de estoque e disponibilidade por produto e localização, valor do estoque (custo e varejo), taxas de rotatividade, ocorrências de falta de estoque e fornecimento disponível. Relatórios históricos granulares de vendas permitem a análise de tendências de padrões de demanda, picos e vales, flutuações de volume e preços e variações sazonais na demanda em nível de SKU. Isso potencializa algoritmos precisos de previsão de demanda e fornecimento para otimizar o planejamento de estoque futuro em torno dos níveis de estoque alvo, pontos de reabastecimento, prazos de entrega e buffers de estoque de segurança.

Técnicas estatísticas como a análise ABC ajudam a categorizar SKUs com base na distribuição de receitas para alinhar estratégias de reabastecimento, custos de manutenção e frequências de monitoramento com o mix de investimento em estoque. Esses insights direcionam os departamentos de compras e logística na tomada de decisões baseadas em dados sobre balanceamento inteligente de estoque, redistribuições estratégicas de estoque e reabastecimentos oportunos.

As capacidades de monitorização em tempo real permitem que o pessoal da cadeia de abastecimento identifique e responda a exceções, tendências e problemas de desempenho desbloqueados através da análise de inventário – tais como riscos de ruptura de stock, stocks mortos, controlo de perdas e reduções de desperdícios. Com uma camada integrada de business intelligence conectando vendas de clientes, relatórios financeiros e dados de pedidos de fornecedores, os sistemas modernos fornecem visibilidade incomparável em relação à produtividade do estoque, otimização do capital de giro e ganhos gerais de eficiência operacional.

Acompanhamento e gerenciamento de estoque em tempo real

Os sistemas de gerenciamento de estoque utilizam leitores de código de barras, dispositivos móveis e software baseado em nuvem para capturar transações granulares de estoque e alterações no nível de estoque em tempo real em toda a cadeia de suprimentos. Isso fornece uma imagem precisa do estoque disponível em vários locais de armazenamento, lojas, veículos e outros pontos de estoque – permitindo decisões baseadas em dados sobre planejamento de estoque, transferências e reabastecimentos. A visibilidade do inventário em tempo real, aliada à previsão da oferta e da procura, ajuda os retalhistas a evitar riscos de falta de stock que levam à perda de vendas, ao mesmo tempo que evita situações de excesso de stock em que o capital fica preso em produtos não vendidos. Os fluxos de trabalho integrados de atendimento de pedidos alocam estoque aos pedidos com base em regras de negócios, roteando caminhos de seleção de maneira eficiente por meio de layouts de armazém.

Recursos como alertas de e-mail/texto de estoque baixo notificam automaticamente a equipe quando os limites mínimos definidos são atingidos, enquanto módulos de envio direto e integrações de pedidos automatizados enviam pedidos de compra automatizados aos fornecedores quando o estoque cai abaixo dos pontos de reabastecimento predefinidos. Esses recursos otimizam a disponibilidade e a produtividade do estoque. O acesso móvel permite ainda que a equipe de chão de fábrica verifique rapidamente o estoque disponível por meio de leitores de código de barras portáteis, atualize contagens físicas rapidamente por meio de exercícios de contagem cíclica e faça ajustes de estoque de qualquer lugar no armazém ou no campo, em vez de ficar confinado a um PC de mesa.

Com visibilidade de estoque de ponta a ponta e automação avançada, os sistemas modernos fornecem aos vendedores multicanais a estrutura tecnológica necessária para gerenciar o estoque com precisão em ambientes de marketing e distribuição multicanal que abrangem muitos produtos, locais e canais de vendas.

Implementando software de gerenciamento de estoque

A implementação de um novo software de gerenciamento de estoque pode melhorar significativamente a eficiência e a organização para empresas em crescimento de todos os tamanhos. No entanto, a chave do sucesso é escolher o sistema certo e preparar-se adequadamente para a implementação.

Escolhendo o software de gerenciamento de estoque certo para o seu negócio

Ao avaliar os sistemas de gerenciamento de estoque, comece considerando as necessidades específicas e as metas financeiras do seu negócio. Que problemas você deseja resolver com o gerenciamento avançado de estoque? Melhorar os tempos de atendimento de pedidos? Reduzir estoques excessivos e fora de estoque? Melhorar a gestão do armazém? Sincronizar melhor o inventário? Simplificando compras e transferências entre locais? Definir objetivos claros o ajudará a restringir os recursos essenciais para seu software avançado de gerenciamento de estoque.

Além disso, examine seu modelo de negócios e operações. Por exemplo, um restaurante tem necessidades de estoque muito diferentes das de um varejista de comércio eletrônico experiente. Considere o número de usuários, locais, volume de estoque e funcionalidade desejada. Consultar as partes interessadas de todos os departamentos é uma ótima maneira de obter uma visão completa dos requisitos que você deseja na implementação de software avançado de gerenciamento de estoque.

Comparar vários fornecedores de software é essencial. Procure os principais recursos em um fornecedor de software e no software de gerenciamento que ele recomenda, como alertas de ponto de reabastecimento, relatórios detalhados, otimização móvel, rastreamento de estoque em tempo real e até mesmo rastreamento de lote. Além disso, considere as necessidades de hardware, os custos de implementação e o suporte contínuo ao avaliar as opções do fornecedor de software.

Passos para uma implementação bem-sucedida

Depois de selecionar uma plataforma de gerenciamento de estoque, é necessária uma preparação cuidadosa para uma transição tranquila. Primeiro, limpe os dados de inventário existentes, padronizando nomes, quantidades e localizações dos itens. Quaisquer dados legados imprecisos no novo sistema agravarão quaisquer problemas de inventário avançado que você já esteja enfrentando.

Em segundo lugar, desenvolva um plano de implementação completo e um cronograma. Reserve bastante tempo para configuração, teste e treinamento. Uma implementação faseada por local ou linha de produtos pode ser menos perturbadora. Certifique-se de atribuir funções e responsabilidades internas.

Terceiro, aproveite o suporte do fornecedor de software. A maioria fornece consultores de implementação para auxiliar na migração, configuração, integração e testes de dados. Esses especialistas podem ajudá-lo a evitar armadilhas comuns associadas a sistemas de gerenciamento de estoque pagos e otimizar a solução para seus fluxos de trabalho.

Enfrentando desafios durante a implementação

Apesar dos melhores esforços, surgem inevitavelmente desafios na implementação de sistemas de gestão de inventário pagos. A equipe pode enfrentar uma curva de aprendizado de fluxos de trabalho de software desconhecidos. As personalizações geralmente demoram mais do que o esperado. As integrações com um sistema de contabilidade ou sistema de vendas existente podem ser complicadas.

Planeje interrupções nas operações diárias durante o período de transição. Mantenha uma comunicação clara e permita que a equipe tenha oportunidades de fornecer feedback. Fornecer recursos de treinamento suficientes é fundamental para a adoção. Ao permanecerem persistentes durante os momentos difíceis, as empresas em crescimento podem obter os benefícios a longo prazo de uma gestão de inventário nova e melhorada.

Muitas vezes são necessários ajustes nas configurações e nos processos depois de ver o software em ação. Mantenha a flexibilidade para ajustar o uso dos recursos para melhor atender aos seus fluxos de trabalho do mundo real. Com o refinamento ao longo do tempo, a solução de gerenciamento de estoque pode se transformar em um sistema personalizado.

Tendências futuras em software de gerenciamento de estoque

Desenvolvimentos previstos no gerenciamento de estoque

O software de gerenciamento de estoque é uma das tecnologias de evolução mais rápida para as empresas. Os sistemas utilizados hoje poderão parecer bastante diferentes dentro de 5 a 10 anos. Algumas previsões importantes para o futuro incluem:

• Integrações de plataforma expandidas para unificar mais sistemas de negócios – desde contabilidade, vendas e remessa até gerenciamento e automação de armazém. Isto permitirá uma visibilidade e coordenação mais abrangentes.
• Mobilidade aprimorada com tablets e aplicativos móveis robustos. À medida que a força de trabalho se torna mais dispersa, a gestão de inventário através de aplicações móveis que permite às empresas monitorizar o stock em movimento será crucial.
• Experiências de usuário intuitivas e guiadas, tornando o software mais acessível para especialistas não técnicos. A complexidade será abstraída por meio de fluxos de trabalho inteligentes.

O papel da IA ​​e do aprendizado de máquina no gerenciamento de estoque futuro

A inteligência artificial e o aprendizado de máquina revolucionarão o gerenciamento de estoque. A previsão de demanda, as recomendações de reabastecimento e a detecção de anomalias se tornarão mais automatizadas e precisas.

Ao analisar tendências de vendas, fatores sazonais, promoções e impulsionadores do mercado externo, o software irá prever os níveis de estoque necessários. Ele acionará automaticamente pedidos e transferências para evitar que ocorram rupturas de estoque.

A IA também aprimorará o monitoramento com alertas baseados em picos de uso incomuns, danos, furtos e muito mais. A otimização contínua do estoque minimizará o desperdício e o excesso.

Além do software: a importância do treinamento e das atualizações contínuas

Embora a tecnologia subjacente progrida, a implementação de formação contínua e a aceitação da mudança continuarão a ser essenciais. Quando novos recursos forem introduzidos, reserve um tempo para educar a equipe e atualizar suas habilidades por meio de sessões de treinamento periódicas.

Mantenha uma comunicação aberta entre funcionários da linha de frente, gerentes e equipes internas de suporte de TI/software. Coletar feedback sobre melhorias potenciais e pontos problemáticos manterá os processos de inventário ideais.

Com software inovador e compromisso interno com o progresso, as empresas podem obter enormes vantagens na gestão de um dos seus ativos mais valiosos: o inventário.

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T-ROC Global oferece ofertas personalizadas soluções de gestão de estoque para agilizar processos e fornecer visibilidade em tempo real dos seus níveis de estoque. Nossa experiente equipe fornece recomendações sobre as principais plataformas de software que se integram aos seus sistemas existentes. Ao aproveitar as mais recentes tecnologias de código de barras, dispositivos móveis e nuvem, podemos automatizar o rastreamento de estoque para cortar custos, reduzir erros, melhorar o atendimento ao cliente e escalar com eficiência.

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Perguntas Frequentes

Quais são os 4 tipos de sistemas de gerenciamento de estoque?

Os 4 tipos principais de gerenciamento de estoque são periódico, perpétuo, híbrido e Just-in-Time (JIT).

Qual software é usado para gerenciamento de estoque?

O software popular de gerenciamento de estoque inclui sistemas como TradeGecko, Zoho Inventory, QuickBooks, Oracle, SAP, Fishbowl e Microsoft Dynamics.

Quais são os principais recursos do software de gerenciamento de estoque?

Os principais recursos incluem rastreamento de estoque em tempo real, painéis e relatórios, criação de pedidos de compra, automação de compras, rastreamento de custos de estoque, notificações de itens baixos, análises como classificação ABC e suporte para vários locais.