Fique à frente do jogo: otimize seu sistema de gerenciamento de estoque

• Funcionários do T-ROC
• 15 de janeiro de 2024
• 16 minutos de leitura

O gerenciamento eficaz de estoque é fundamental para o funcionamento contínuo de qualquer empresa que lide com mercadorias, seja ela uma empresa de manufatura ou uma loja de varejo. A gestão de inventário ineficiente e, portanto, a fraca visibilidade do inventário, pode levar a desafios significativos, incluindo excesso de stocks, rupturas de stock e até mesmo perdas financeiras para um negócio de retalho. No entanto, com uma gestão de inventário otimizada, esses obstáculos podem ser evitados, aumentando a produtividade do negócio e a rentabilidade dos resultados.

A importância de compreender o gerenciamento de estoque

O gerenciamento de estoque refere-se ao processo de supervisão eficiente do fluxo constante de unidades que entram e saem de um estoque existente. Envolve equilibrar os custos de manutenção de estoques com os benefícios dos estoques reguladores para minimizar custos e, ao mesmo tempo, evitar a escassez. Um sistema de gerenciamento de estoque é usado para gerenciar níveis de estoque, pedidos e compras. Existem vários componentes principais de um sistema de gerenciamento de estoque eficaz.

Primeiro, o gerenciamento de estoque envolve o rastreamento de estoque. Isto significa monitorar de perto as quantidades e movimentos de estoque. Códigos de barras, números de série e etiquetas de identificação por radiofrequência pode ajudar a rastrear o estoque. O software avançado de gerenciamento de inventário fornece rastreamento de inventário em tempo real e visibilidade em todos os locais. Os dados são detalhados em relatórios de inventário claros que fornecem insights de negócios para orientar o planejamento e processos de inventário futuros.

Em seguida, o gerenciamento de estoque gira em torno do gerenciamento de pedidos. A função básica do sistema é gerenciar os processos de pedidos, desde o envio de pedidos de compra aos fornecedores até o recebimento de estoque dos fabricantes. A automação de compras ajuda a otimizar e acelerar os pedidos.

A gestão de estoques também depende fortemente da previsão de demanda. Usando dados históricos e registros de vendas, as empresas podem prever a demanda futura. Acompanhar as tendências da demanda ajuda as empresas em crescimento a garantir disponibilidade de estoque suficiente para atender às necessidades dos consumidores sem acúmulo excessivo de estoque.

O papel crucial do gerenciamento de estoque nas operações comerciais

A visibilidade do estoque é vital para operações comerciais tranquilas em todos os setores. Impacta diretamente nas vendas, custos e lucratividade. Ao garantir a automação de compras, fornecer atendimento imediato de pedidos, minimizar a escassez, reduzir o capital vinculado e otimizar a coordenação da cadeia de suprimentos, o gerenciamento adequado de estoque oferece vantagens estratégicas e financeiras significativas.

Um dos principais benefícios da visibilidade do estoque é evitar rupturas. A ruptura de estoque resulta em perda de vendas porque os clientes não podem comprar itens fora de estoque. Isso diminui diretamente a receita. Com previsões e rastreamento de estoque eficazes, as empresas podem evitar rupturas de estoque e garantir o atendimento imediato dos pedidos em todos os canais de vendas.

O gerenciamento de estoque também reduz os custos de estoque. Custos de transporte, desperdício, deterioração, roubo e impostos contribuem para os custos de manutenção de estoque. Ao optimizar os níveis de stock, a gestão de stocks reduz o excesso de stocks, reduzindo assim os custos de manutenção. As técnicas just-in-time minimizam ainda mais os estoques.

Além disso, o gerenciamento de estoque melhora o gerenciamento da cadeia de suprimentos. Com visibilidade do inventário em tempo real em toda a cadeia de suprimentos, as empresas podem coordenar a fabricação, as compras e a logística. Isso melhora o planejamento e constrói relacionamentos mais fortes com os fornecedores.

De modo geral, o gerenciamento de estoque é essencial para o controle financeiro, eficiência operacional e atendimento ao cliente. As empresas não podem prosperar sem um acompanhamento preciso do estoque que gerencie adequadamente os níveis de estoque.

Principais benefícios de um sistema de gerenciamento de estoque otimizado

Um sistema de gerenciamento de estoque otimizado oferece muitos benefícios que melhoram as operações e aumentam o desempenho final. Os principais benefícios incluem:

• Aumento das vendas: Ao evitar rupturas de estoque, as empresas podem atender mais pedidos e aumentar as vendas. Os clientes obtêm os produtos que desejam, quando desejam.
• Custos reduzidos: Níveis mais baixos de estoque levam à redução dos custos de manutenção. Menos capital vinculado também melhora o fluxo de caixa.
• Maior satisfação do cliente: Itens em estoque e tempos de entrega rápidos melhoram a experiência do cliente. Isso cria lealdade e retenção.
• Melhor planejamento: A análise de estoque identifica itens e tendências de movimentação rápida/lenta em lojas de varejo. Isso permite uma melhor previsão e planejamento da produção.
• Maior produtividade: O gerenciamento de estoque libera o tempo da equipe gasto em contagens manuais de estoque e colocação de pedidos.
• Coordenação da cadeia de suprimentos: O compartilhamento de dados de estoque melhora a visibilidade do estoque, permitindo que os fornecedores coordenem melhor a produção e a entrega.
• Prevenção de perdas: O rastreamento do estoque facilita a identificação de perdas por deterioração, roubo ou danos.
• Decisões baseadas em dados: Os relatórios fornecem insights para orientar políticas e investimentos de inventário.
• Flexibilidade e escalabilidade: Os sistemas automatizados se adaptam prontamente à medida que as necessidades de estoque mudam.

O gerenciamento otimizado de estoque é indispensável para a execução eficiente de cadeias de suprimentos complexas e de ritmo acelerado. Ele fornece controle completo de estoque e visibilidade de estoque para minimizar custos e maximizar o serviço.

Técnicas para gerenciamento eficaz de estoque

Usando Tecnologia na Gestão de Estoque – ERP, IA, Machine Learning

A tecnologia desempenha um papel fundamental na eficácia soluções de gestão de estoque. Soluções como sistemas ERP integram recursos de estoque, como pedidos de compra automatizados, processamento de pedidos, controle de estoque, gerenciamento da cadeia de suprimentos e muito mais, para dar às empresas visibilidade e controle completos. O ERP fornece dados em tempo real para ajudar a otimizar os níveis de estoque, reduzir custos de manutenção e melhorar o atendimento ao cliente.

Algoritmos de IA e aprendizado de máquina podem analisar padrões de demanda anteriores e fatores externos para gerar previsões de demanda notavelmente precisas. Isso permite que as empresas planejem níveis de estoque e posicionamentos para se alinharem à demanda projetada. O aprendizado de máquina também permite a automação em processos como rastreamento de estoque, gerenciamento de pedidos e reabastecimento.

Leitura de código de barras, etiquetas RFID e sensores IoT simplificam o rastreamento em instalações e canais de vendas. Eles fornecem dados de inventário em tempo real para otimizar contagens de estoque, posicionamentos e pontos de reabastecimento. Os sistemas de gerenciamento de armazém e as soluções de automação de armazém também aumentam a eficiência operacional.

Aplicando gerenciamento de estoque Just-In-Time (JIT)

O gerenciamento de estoque just-in-time concentra-se na redução dos custos de estoque, tendo estoque suficiente para atender à demanda imediata. O objetivo é eliminar o excesso de estoque que gera custos sem valor.

As empresas precisam de uma excelente coordenação da cadeia de abastecimento e de previsões eficazes para terem sucesso com a gestão de inventário just-in-time. Os planos e cronogramas de produção devem estar alinhados com os padrões reais de demanda. Qualquer interrupção pode levar à escassez e ruptura de estoque. No entanto, técnicas JIT eficazes como Kanban podem otimizar o giro de estoque e reduzir significativamente o estoque médio.

O gerenciamento de estoque just-in-time é ideal para empresas com padrões de demanda previsíveis e estáveis. Indústrias como manufatura, automotiva e eletrônica de consumo aproveitaram com sucesso as técnicas JIT. Mas as empresas podem precisar de stocks de segurança e de mais flexibilidade de inventário para lidar com as flutuações da procura.

Implementando a técnica de análise ABC

A análise ABC divide o estoque em três categorias com base no valor – A é extremamente valioso, B é importante e C inclui produtos com valor relativamente baixo. Os esforços de gestão de estoque concentram-se então em um controle mais rígido sobre os produtos A.

As empresas podem usar a regra 80/20 de Pareto como referência inicial – os produtos A representam cerca de 20% do estoque total, mas contribuem com 80% do valor das vendas. Os produtos B representam cerca de 30% do valor do estoque e 15% das vendas. Os itens C representam 50% do estoque, mas apenas 5% do valor de vendas.

A análise ABC é inestimável para identificar produtos de alto valor que necessitam de maior monitoramento e controle de estoque. O gerenciamento eficaz dos produtos A tem um impacto enorme na lucratividade e no atendimento ao cliente. A análise ABC também ajuda as empresas a otimizar layouts de armazém, previsões, reabastecimento e muito mais para alinhar com o valor real do produto.

Ferramentas e estratégias essenciais para gerenciamento de estoque otimizado

Os sistemas de gerenciamento de estoque são um componente crucial do gerenciamento da cadeia de suprimentos. Eles envolvem o rastreamento dos níveis de estoque, a previsão de demanda, a geração de pedidos de compra e a otimização dos níveis de estoque. O gerenciamento eficaz de estoque equilibra os custos do excesso de estoque com as rupturas e garante estoque suficiente para atender à demanda do cliente.

A implementação de uma solução avançada de software de gerenciamento de estoque fornece visibilidade de estoque em tempo real em vários locais e canais de vendas. Os principais recursos incluem previsão de demanda, gerenciamento de pedidos, rastreamento e controle de estoque e análises. Isso permite decisões baseadas em dados para otimizar os níveis de estoque e minimizar custos.

Além do software, estratégias como modelos de Quantidade Econômica de Pedidos (EOQ) e cálculos de estoque de segurança ajudam a determinar tamanhos ideais de pedidos e níveis de estoque regulador. A adoção dessas ferramentas e estratégias permite que as empresas obtenham controle sobre seu estoque, melhorem a eficiência, evitem rupturas de estoque e, em última análise, encantem os clientes.

Software avançado de gerenciamento de estoque como ferramenta essencial

O software de gerenciamento de estoque é essencial para vendedores multicanais. Ele fornece visibilidade e controle completos sobre o estoque em lojas físicas de varejo, armazéns, lojas online e outros mercados.

Os principais recursos incluem rastreamento dos níveis de estoque em tempo real, gerenciamento de pedidos de compra e remessas, sincronização de dados de estoque entre canais, geração de relatórios e previsão de demanda. Isso permite que as empresas otimizem os níveis de estoque, minimizem os custos de manutenção, evitem rupturas de estoque e automatizem tarefas repetitivas.

As soluções líderes oferecem recursos robustos feitos sob medida para pequenas empresas. Isso inclui rastreamento de estoque em vários locais e canais, notificações de pontos de reabastecimento e a capacidade de integração com plataformas de comércio eletrônico. Os aplicativos móveis permitem visibilidade do inventário em tempo real em qualquer lugar.

Implementando o modelo EOQ em seu gerenciamento de estoque

O modelo de Quantidade Econômica de Pedido (EOQ) é uma estratégia de gerenciamento de estoque que determina o tamanho ideal do pedido, equilibrando os custos de manutenção de estoque com os custos do pedido. Tem como objetivo minimizar os custos totais anuais.

O EOQ considera fatores como volume de demanda anual, custos fixos de reposição por pedido, custos unitários variáveis ​​e custos anuais de manutenção por unidade. A quantidade ideal do pedido minimiza a soma dos custos anuais do pedido e dos custos anuais de manutenção.

Embora simplificado, o EOQ fornece um ponto de partida para determinar os tamanhos dos pedidos. As empresas podem usar software de gerenciamento de estoque para implementar cálculos EOQ automatizados e integrar-se aos fluxos de trabalho de compras.

Estoque de Segurança: Uma Estratégia para Gestão de Riscos

O estoque de segurança é um estoque tampão extra transportado para mitigar os riscos de ruptura de estoque devido a flutuações de demanda ou atrasos no fornecimento. Ele fornece seguro contra incertezas na oferta e na demanda.

Os níveis de estoque de segurança podem ser calculados usando o histórico de variabilidade de vendas, níveis de serviço desejados e prazos de entrega. Um estoque de segurança mais alto aumenta a disponibilidade, mas também os custos de manutenção de estoque. O nível ideal minimiza os custos totais.

As empresas podem aproveitar ferramentas de gerenciamento de estoque para calcular e rastrear os níveis de estoque de segurança para cada produto. A integração com a previsão de demanda permite uma gestão dinâmica do estoque de segurança adaptada a cada item.

Medindo o desempenho do seu sistema de gerenciamento de estoque

Para empresas que vendem produtos físicos, o gerenciamento eficaz de estoque é essencial para o sucesso. O gerenciamento de estoque adequado garante que você tenha os produtos certos em estoque para atender à demanda do cliente, evitando situações de excesso de estoque. Para avaliar o desempenho do seu gerenciamento de estoque, você precisa estabelecer e rastrear indicadores-chave de desempenho (KPIs). A utilização de métricas como taxa de rotatividade de estoque fornece visibilidade sobre a eficácia de sua abordagem de gerenciamento de estoque.

Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) na Gestão de Estoque

O rastreamento das principais métricas é vital para monitorar e otimizar o gerenciamento de estoque. Alguns dos KPIs mais importantes incluem taxa de giro de estoque, dias de vendas de estoque, taxas de preenchimento de itens, excesso de estoque e níveis de falta de estoque. A taxa de giro de estoque mede quantas vezes o estoque médio é vendido durante um período. Uma maior rotatividade indica melhor eficiência e utilização de estoque. Os dias de vendas do estoque calculam o número médio de dias necessários para vender o estoque disponível. As vendas em dias mais baixos são melhores para o capital de giro. As taxas de atendimento de itens rastreiam a porcentagem de pedidos atendidos completamente. Altas taxas de preenchimento significam que a disponibilidade do estoque está bem alinhada com a demanda.

Outros indicadores cruciais ajudam a identificar situações de excesso ou escassez. O valor dos itens excedentes ou obsoletos deve ser mínimo. Os KPIs de falta de estoque revelam oportunidades de vendas perdidas quando os clientes não conseguem comprar produtos imediatamente. As empresas também analisam as causas da ruptura de estoque, seja por mau planejamento da demanda, reposição ineficaz, atrasos no fornecimento ou imprecisões nas previsões. Com o monitoramento em tempo real dessas métricas, os gerentes podem abordar as causas raízes e otimizar continuamente a produtividade do inventário, a disponibilidade e o retorno do investimento por meio de decisões baseadas em dados. Análises acionáveis ​​são fundamentais para o sucesso do gerenciamento de estoque.

Utilizando a taxa de rotatividade de estoque como ferramenta de medição

A taxa de giro de estoque é uma das métricas mais esclarecedoras para avaliar o desempenho do gerenciamento de estoque. Ele mede a eficiência com que você gerencia os níveis de estoque em relação à atividade de vendas.

Para calcular o giro de estoque use esta fórmula: (Custo dos produtos vendidos) / (Estoque médio). Um índice de rotatividade mais alto indica que o estoque está sendo vendido com mais frequência, reduzindo os custos de manutenção e a deterioração. Por exemplo, uma taxa de rotatividade de 5 significa que seu estoque médio é vendido 5 vezes por ano. Compare sua taxa de rotatividade de estoque com os benchmarks do setor para avaliar o desempenho. Use a métrica para identificar produtos de movimentação rápida e lenta. As tendências de rotatividade também revelam quando a sua abordagem pode precisar de reequilíbrio para alinhar os níveis de stock com a procura.

Ao monitorar regularmente a taxa de rotatividade de estoque junto com outros KPIs importantes de gerenciamento de estoque, você obtém insights cruciais para otimização.

Compreendendo situações de falta e excesso de estoque

Manter níveis ideais de estoque é crucial para que as empresas atendam à demanda dos clientes e maximizem os lucros. No entanto, o gerenciamento de estoque ineficaz pode levar a problemas como rupturas ou excesso de estoque. Uma ruptura de estoque ocorre quando o estoque de um produto está completamente esgotado e o item não está disponível para compra pelos clientes. Isso pode acontecer devido a previsões de demanda imprecisas, interrupções na cadeia de suprimentos ou monitoramento de estoque ineficiente. As rupturas de estoque resultam em perda imediata de vendas e clientes insatisfeitos que podem levar seus negócios para outro lugar. Por outro lado, uma situação de excesso de estoque significa que uma empresa tem estoque excedente que excede a demanda em tempo real ou projetada. As empresas podem acumular estoques excessivos devido a previsões ruins, incompatibilidades de sazonalidade ou descontos em compras a granel. O excesso de estoque leva ao aumento dos custos de manutenção para armazenamento e armazenagem, capital investido em estoque e ao risco de obsolescência, pois os produtos permanecem não vendidos.

As empresas devem analisar rotineiramente dados históricos de vendas, insights de marketing, prazos de entrega dos fornecedores e tendências macro e micro do mercado para atingir níveis de estoque ideais. Os sistemas de inventário permanente proporcionam transparência em tempo real, enquanto os modelos analíticos avançados ajudam a antecipar as flutuações na procura. Quando ajustados corretamente, esses sistemas acionam reabastecimento automático, transferências entre locais ou pontos de reabastecimento. No entanto, variações inesperadas ainda ocorrem. As melhores defesas são estabelecer níveis de stock de segurança e trabalhar em estreita colaboração com os parceiros da cadeia de abastecimento. Com uma monitorização vigilante e ajustes ágeis, as empresas podem minimizar as perdas de receitas decorrentes de rupturas e excessos de stocks, mesmo em meio à volatilidade. O objetivo do gerenciamento de estoque é manter o delicado equilíbrio entre disponibilidade e excesso.

Considerações e análises de custos

Os custos iniciais incluem taxas de compra/licenciamento de software que podem variar de algumas centenas a milhares de dólares, dependendo do tamanho e da complexidade do sistema. Também há custos de hardware, como leitores de código de barras e impressoras, que podem agregar alguns milhares de dólares. Os serviços de implementação e customização, se necessários, também podem custar dezenas de milhares de dólares.

Os custos operacionais contínuos incluem taxas de assinatura de software que variam de US$ 50 a US$ 150 por usuário por mês para sistemas baseados em nuvem. Os custos adicionais incluem treinamento e suporte aos funcionários, o que pode exigir a contratação de um gerente de estoque em tempo integral. Atualizações de software e substituição de hardware ao longo do tempo podem custar milhares de dólares por ano. As empresas também precisam contabilizar os custos dos funcionários para inserir e manter dados no sistema. Dependendo do tamanho do estoque, isso pode equivaler a 1 ou mais funcionários em tempo integral.

O custo total de propriedade deve ser ponderado em relação aos benefícios. Os sistemas modernos podem fornecer visibilidade em tempo real dos dados de inventário em vários locais. Isto permite às empresas optimizar os níveis de stock, minimizar o desperdício devido a deterioração ou obsolescência, melhorar o fluxo de caixa e melhorar os níveis de serviço ao cliente. Se implementados corretamente, esses benefícios de produtividade e receita podem superar em muito os custos do sistema, resultando em um excelente ROI no longo prazo. As empresas devem considerar os custos e os benefícios ao avaliar os sistemas de gestão de estoque.

Possíveis desvantagens

A implementação de um sistema de gerenciamento de estoque requer investimentos iniciais e contínuos significativos. Os custos de software, hardware, configuração, personalização, treinamento e manutenção podem aumentar rapidamente, especialmente para pequenas empresas com orçamentos apertados. As grandes empresas também correm o risco de gastar demasiado em sistemas extensivos que são mais complexos do que o exigido pelas suas operações. Se a tecnologia de rastreamento de estoque for muito avançada para as necessidades da empresa ou não for fácil de usar, os funcionários poderão ter dificuldades para adotar os sistemas, minando seu valor.

O sucesso do gerenciamento de estoque depende de entradas de dados consistentes e precisas. No entanto, erros humanos, como quantidades incorretas de pedidos, transações perdidas ou erros de entrada de dados, podem poluir a qualidade das informações nas quais esses sistemas dependem para um desempenho ideal. Sem processos e protocolos de controle rígidos em vigor, problemas aparentemente menores podem se agravar com o tempo. Níveis e locais de estoque incorretos se propagam posteriormente e invalidam compras, fluxos de trabalho de armazém e remessas de clientes. Mesmo as análises avançadas fornecem insights tão confiáveis ​​quanto os dados de entrada. Embora os sistemas de gerenciamento de inventário possam otimizar operações em grande escala, a obtenção de retornos depende da mitigação de riscos relacionados a custos, uso e governança de dados desde a implementação. Com planejamento adequado e gerenciamento de mudanças, as empresas podem minimizar essas quedas.

O gerenciamento de estoque deve ser uma prioridade estratégica fundamental para qualquer negócio em crescimento. Um sistema otimizado permite que as empresas monitorem com precisão os níveis de estoque, minimizem o desperdício, evitem rupturas de estoque, apoiem as operações de vendas e mantenham o fluxo de caixa adequado. Embora os sistemas de inventário permanente representem o padrão em todos os setores, cada operação tem necessidades únicas.

As empresas devem avaliar regularmente os seus processos atuais e procurar oportunidades para implementar novas tecnologias e automação que melhorem a visibilidade e o controlo do inventário. Ao permanecerem à frente do jogo com uma gestão de inventário robusta e proativa, as empresas podem expandir de forma sustentável sem perder de vista as operações diárias. Eles também ganham uma vantagem competitiva através da melhoria da produtividade, da resiliência às flutuações do mercado e de níveis superiores de serviço ao cliente. As práticas descritas aqui fornecer um roteiro para estabelecer sistemas que possam apoiar a expansão dos negócios agora e no futuro.

T-ROC Global pode ajudar

Gerenciar o inventário de forma eficaz é crítico, mas complexo, à medida que as empresas crescem, mas a T-ROC Global tem a experiência necessária para otimizar seus sistemas e processos. Nossos consultores aproveitam as melhores práticas e tecnologias comprovadas para fornecer rastreamento, visibilidade e controle de inventário abrangentes e personalizados para suas operações.

Com implementação prática em armazenamento, distribuição, varejo e fabricação, juntamente com gerenciamento e suporte contínuos, permitimos que as empresas reduzam o desperdício, evitem rupturas de estoque, aumentem a produtividade e superem as expectativas dos clientes. Deixe-nos mostrar como nossas soluções de otimização de estoque podem transformar o estoque de um centro de custo em uma vantagem competitiva. Contato T-ROC Global hoje para começar.

Perguntas Frequentes

Qual é o sistema de inventário mais utilizado?

Os sistemas de estoque permanente são amplamente utilizados porque atualizam imediatamente os registros de estoque sempre que os itens são vendidos, recebidos, transferidos, danificados ou ajustados. Os sistemas de estoque permanente permitem que as empresas monitorem de perto os níveis e custos de estoque. Os sistemas perpétuos integram-se com sistemas de ponto de venda, pedidos de compra, fornecedores e armazéns para manter contagens precisas. Isto evita rupturas inesperadas ou situações de excesso de estoque. A precisão em tempo real ajuda a otimizar todas as atividades relacionadas ao inventário.

Quais são os três sistemas usados ​​no controle de estoque?

Além dos sistemas perpétuos, os outros dois componentes críticos do controle de estoque são a contagem cíclica e a análise ABC. A contagem cíclica valida fisicamente a precisão do inventário de forma programada. A análise ABC categoriza o estoque por valor para concentrar a maior atenção nos SKUs mais críticos. Usados ​​em conjunto, os sistemas de inventário permanente, a contagem cíclica e a análise ABC fornecem rastreamento, visibilidade e controle abrangentes do inventário com uso eficiente da mão de obra. A maioria das empresas adota esses sistemas e processos padrão à medida que aumentam as necessidades de estoque.